Training Projectmanagement
PROJECTMATIG WERKEN
Onze visie op projectmatig werken kan in 3 elementen beschreven worden:
1. De relatie: project-organisatie-mens
2. Projectcyclus management (PCM)
3. De lerende organisatie
Hieronder volgt een uitleg van de elementen.
1. DE RELATIE: PROJECT-ORGANISATIE-MENS
Dit figuur geeft weer hoe wij kijken naar het totaal plaatje, wanneer het om projectmatig werken gaat. Enerzijds is daar het project zelf, anderzijds is daar de organisatie, en daarbinnen de mens, die het project uitvoert. De organisatie kan gezien worden als het projectteam, maar ook als de organisatie waarbinnen het projectteam valt. Voor de verschillende componenten zijn aandachtsgebieden beschreven. Allen hangen met elkaar samen.
2. PROJECTCYCLUS MANAGEMENT (PCM)
| Projectcyclus management is een basismethode om projecten te beheren. MDF heeft het oorspronkelijk ontwikkeld in opdracht van en in samenwerking met de Europese Unie (begin jaren '90). Projectcyclus management is een term die gebruikt wordt om de management activiteiten en besluitvormingsprocedures te beschrijven in het leven van een project. Het betreft het organiseren en beheren van activiteiten die in iedere fase van het project plaats vinden. De PCM methode zorgt ervoor dat projecten relevant zijn, haalbaar en effectief. PCM is een poging om te leren van het verleden en een benadering om communicatiestromen en besluitvorming te vergemakkelijken.
De projectcyclus wordt beheerd met een geďntegreerde aanpak. Dat wil zeggen dat gedurende iedere fase van een project de belangrijkste factoren waarmee rekening moet worden gehouden, evenals de criteria voor samenhang en duurzaamheid van het project, worden beschreven. Tevens wordt beschreven welke activiteiten, personen of organisaties en documenten in elke fase een rol spelen voor de noodzakelijke beslissingen. |
 |
3. DE LERENDE ORGANISATIE
Bij de uitvoer en het beheer van projecten is het van groot belang dat de uitvoerende organisatie leert van het verleden om in de toekomst beter te presteren. Dit is een van de fundamenten van onze visie op projectmatig werken.
Het verschil tussen individueel leren en organisatie leren is dat er een expliciete keuze gemaakt wordt voor een gezamenlijk leerproces van de bij het project betrokken stakeholders. Dat betekent dat een evaluatie van een project in dienst van de lerende organisatie uitgevoerd moet worden met die betrokken stakeholders. Je gaat als het ware met de stakeholders tijdens een evaluatie gezamenlijk door de leercyclus: van gezamenlijke Reflectie naar een gezamenlijke Diagnose van het project verleden, resultaten, effecten wat er goed en fout ging en vooral waarom. Verder naar een gezamenlijk Denkproces ten aanzien van leerpunten en hoe het anders had gekund en vervolgens welke opties er zijn voor de gezamenlijkheid (= de organisatie) om zaken in de toekomst beter aan te pakken. Om tot slot gezamenlijk te Groeien naar die nieuwe situatie door het nemen van een aantal concrete beslissingen over het anders doen en capaciteitsversterking (indien nodig).
BETROKKENHEID ANDERE BELANGHEBBENDEN, INCL. UITEINDELIJKE DOELGROEP
Wij geloven in een participatieve benadering, waarbij belanghebbenden een rol spelen in iedere fase van het project en/of proces
Bijvoorbeeld, in de initiatieffase maakt het consortium gebruik van de zogenaamde DAP-methode (Doelgerichte Activiteiten Planning). Dit is een methode voor het gezamenlijk met betrokkenen formuleren van projecten en (beleids)programma's. In workshop verband maken de deelnemers stapsgewijs een analyse van de huidige situatie en formuleren samen doelstellingen, resultaten, indicatoren en het monitoringssysteem van een project of programma. De DAP wordt al jaren gebruikt in het kader van projecten en programma's binnen de internationale ontwikkelingssamenwerking en in diverse sociale sectoren in Nederland. De EU stelt als voorwaarde bij de financiering van ontwikkelingsprojecten en -programma's dat voor de totstandkoming van de planning & monitoring de DAP-methode gebruikt wordt. Wat is de kracht van de methode?
• Het is een methode die een open, actieve en participatieve houding stimuleert bij de deelnemers;
• Het levert een coherent en compleet eindproduct op: een gedegen analyse, realistische doelstellingen en oplossingen, meetbare resultaten én een managementsysteem om de voortgang van projecten & programma's te sturen;
• DAP ontwart op een visuele en heldere manier complexe problematiek en legt relaties tussen oorzaak en gevolg, waardoor de deelnemers de samenhang in problematiek zien en begrijpen;
• DAP besteedt veel aandacht aan de meetbaarheid van resultaten zodat alle betrokkenen weten waar naar toe gewerkt wordt om het project als succesvol te beschouwen;
• De methode levert een monitoringsysteem op waarin helder wordt wie of welke laag waarop stuurt en welke informatie daarvoor nodig is.
AANDACHT VOOR BEHEER - MONITORING
Daar waar het om monitoren gaat, wordt regelmatig in de uitvoering van projecten/processen aandacht besteed aan de manier waarop informatie verzameld kan worden, maar het is vaak beperkt als het gaat om de reden waarom deze informatie verzameld moet worden. Het verzamelen van informatie moet alleen gebeuren als er vraag naar is. Het moet een antwoord zijn op de vraag van de manager. Vragen die op hun beurt weer te maken hebben met de verantwoordelijkheden van de manager. We benadrukken het gebruik van informatie, de kracht van informatie, ten behoeve van het sturen van het project/proces.
AANDACHT VOOR AFRONDING
Evaluatie is vaak een vast onderdeel van de afronding van een project of proces. Ons inziens terecht! Wij zijn enthousiast over het idee dat organisaties de nadruk leggen op een degelijke afronding van het project/proces.
Toch willen wij twee punten ter aanscherping hiervan aanreiken:
- Evaluaties lijken vooral vaak intern te zijn. Wij hebben echter de ervaring dat juist externe evaluaties vernieuwend kunnen zijn. Met externe evaluaties bedoelen we dat een externe partij wordt ingehuurd om de evaluatie uit te voeren. Wij doen regelmatig dit soort evaluaties. Hierbij is het projectteam verantwoordelijk voor het opstellen van de Terms of Reference (de taakomschrijving) voor de externe evaluatoren. Zij is verantwoordelijk voor het formuleren van een helder doel van de evaluatie (wat wil het projectteam uit de evaluatiestudie leren) en het vervolg er iets mee te doen.
- Wat gebeurt er met de uitkomst van de evaluatiestudie? Hoe beoogt RWS een lerende organisatie te zijn en te voorkomen dat de evaluatieresultaten in de bureaula verdwijnen? Hoe zorgt RWS ervoor dat deze studies gebruikt worden ter verbetering van de eigen organisatie?
- We realiseren ons dat in zijn algemeenheid, evaluaties onvoldoende deel uitmaken van de Nederlandse praktijk. Een goede evaluatie komt niet alleen ten goede aan de organisatie, maar interventies in zijn algemeenheid worden er beter van.
