Er wordt grote vooruitgang geboekt in de kwaliteit van het programmaontwerp, wat een weerspiegeling is van een beter begrip van de complexiteit van sociale verandering. Het vertalen van dit begrip naar adaptieve programmeerpraktijken tijdens planning en monitoring blijft een uitdaging, gecompliceerd door starre controlesystemen en de moeilijkheid om je partners volledig te vertrouwen.
Adaptief programmeren in ontwerp, maar niet in de praktijk
Er was eens een ontwikkelingsprogramma dat inclusieve democratisering nastreefde in Afrika, Azië en Latijns-Amerika. Er werd gewerkt via een netwerk van partnerorganisaties in programmalanden op basis van een sterke en uitgebreide verandertheorie (ToC) die de gewenste systemische en gedragsveranderingen van de belangrijkste actoren omvatte. Met de ToC als leidraad werkten de uitvoerende partners jaarplannen uit met de aard en het aantal geplande interventies en een raming van het budget. Twee keer per jaar brachten ze verslag uit over de voortgang bij het voltooien van hun plannen, inclusief een analyse van de variantie tussen daadwerkelijke en geplande interventies en resultaten. In de meeste landen waren deze verschillen aanzienlijk, maar ze werden algemeen geaccepteerd als iets dat te verwachten was bij het werken aan een complexe kwestie. Een nieuw jaar zou beginnen, de plannings- en implementatiecyclus zou worden herhaald, rekening houdend met contextuele veranderingen en ervaringen van het afgelopen jaar.
Tot zover ging het goed, althans zo leek het, want alle partners accepteerden en doorliepen deze moties en begrepen de noodzaak van regelmatige plannen en rapporten als basis voor de toewijzing van fondsen en het afleggen van verantwoording. Tegelijkertijd bleven er knagende twijfels bestaan over de effectiviteit van het programma. Vragen als: boeken we zinvolle vooruitgang, gaan we snel genoeg en wat leren we om sneller vooruitgang te boeken? - bleven terugkomen zonder overtuigende antwoorden. Bovendien werd de jaarlijkse planning een verplicht ritueel, dat steeds meer werd gezien als een formaliteit die los stond van de realiteit.
Herken je iets van het bovenstaande? In ons werk als evaluatoren komen we programmaontwerpen tegen die zorgvuldig zijn doordacht met Theories of Change (ToC's) met duidelijke en onderling verbonden actorgebaseerde paden van verandering. Dergelijke ToC's doen veel meer recht aan de werkelijkheid dan eerdere logframes, die complexe sociale verandering vaak vereenvoudigden tot een lineaire 3-stappen logica met een aantal aannames die moesten kloppen. Er is dus veel vooruitgang te zien in de kwaliteit van het ontwerpdenken van nieuwe programma's.
In veel programma's verdampt deze vooruitgang echter wanneer het aankomt op het omzetten van programmaontwerp in operationele plannen en monitoringsystemen. Plotseling is het lineaire denken weer terug, wat voorspelbaarheid van actie en effecten impliceert waarvan we weten dat ze niet bestaan in een complexe werkelijkheid. M&E-bevindingen onthullen dan ook substantiële verschillen tussen wat gepland is en de realiteit, wat geaccepteerd wordt als een logisch gevolg van onvoorziene veranderingen en voortschrijdend inzicht. En inderdaad, misschien waren veel van deze veranderingen niet te voorzien. Wat echter wel kan worden voorzien na 60-70 jaar ontwikkelingssamenwerking is dat er veranderingen zullen zijn. Wat er zal veranderen is onzeker, het optreden van veranderingen is dat niet.
Betekenisvolle vooruitgang aantonen
Hier eindigt het verhaal niet. Een evaluatie van de prestaties van het programma concludeerde dat het programma 'mislukt' was als het werd beoordeeld aan de hand van de oorspronkelijke resultaatindicatoren. Wanneer het echter werd beoordeeld aan de hand van daadwerkelijke tekenen van vooruitgang in de richting van de algemene ambities, bleek het programma volgens de evaluatie behoorlijk succesvol te zijn. Hierdoor kwam het programmamanagement tot de conclusie dat hun grondige, complexe programmering een vervolg verdiende in de vorm van meer flexibele en aanpasbare plannings- en monitoringpraktijken. Met andere woorden, de toepassing van een concept dat al een tijdje bestaat maar te weinig in praktijk wordt gebracht: adaptief programmeren.
Aanpassing in de praktijk brengen
Wat betekent dit in de praktijk? Hoe evolueert de organisatie in de richting van adaptief programmeren?
Ze houden dezelfde algemene ToC aan als uitgangspunt. Vervolgens voeren de partners een landspecifieke politieke economieanalyse uit om de ToC af te stemmen op de context, waarbij wordt vastgesteld en geprioriteerd welke aanpassingen nodig zijn en bij welke belangrijke actoren. Vervolgens worden de resultaten geformuleerd in de vorm van de gewenste gedragsveranderingen van de beoogde actoren (3 tot 5 actorgroepen per land). Voor elke actor wordt een resultaatgerichte interventiestrategie geformuleerd. Deze strategie is gericht op drie soorten outputs die noodzakelijk en haalbaar worden geacht om deze gedragsverandering te bewerkstelligen (namelijk capaciteitsopbouw, het creëren van kansen en het beïnvloeden van motivatie1). Voor elke output kunnen de uitvoerende partners kiezen uit een pakket van diensten, waaronder het leveren van middelen, faciliteren, trainen, adviseren en bemiddelen. De jaarplannen bieden indicatieve keuzes in schaal en soorten te leveren diensten, maar partners hebben de autonomie om hun keuzes aan te passen als dat nodig wordt geacht. Hiervoor krijgen partners een algemeen budget toegewezen met brede kostencategorieën en duidelijke parameters in termen van indirecte versus directe uitgaven.
Dit betekent niet dat partners kunnen doen wat ze willen, want ze stemmen ermee in om verslag uit te brengen en verantwoording af te leggen over de gemaakte keuzes en de gebruikte middelen. Dit verantwoordingsmechanisme wordt aangevuld met een leergericht monitoringsysteem dat erop gericht is zinvolle vooruitgang in de richting van gedragsverandering vast te leggen, samen met een reflectie op het effect van en het leren uit aanpassingen.
Voorwaarden voor succes
Is het echt zo eenvoudig? Ja en nee. Ja, omdat de mechanismen om adaptief programmeren in de praktijk te brengen eenvoudig genoeg zijn. En nee, omdat succesvolle adaptieve programmering randvoorwaarden vereist die minder eenvoudig en rechtlijnig zijn, vooral daar waar bestaande samenwerkingssystemen voornamelijk ontworpen zijn om risico's te beheersen en te minimaliseren.
In het kort zijn deze voorwaarden onder andere:
- Partners omarmen een mentaliteit van 'falen in de toekomst'. Accepteer dat ToC's sets van hypotheses zijn die moeten worden uitgeprobeerd en getest in een steeds veranderende context. Aanpassingen zijn geen teken van mislukking of koerswijziging, maar essentieel voor het produceren van zinvolle resultaten. Ze moeten worden aangemoedigd, uitgelegd en er moet van worden geleerd in plaats van dat ze worden gerechtvaardigd.
- Organisaties hebben en tonen aanpassingsvermogen. De capaciteit van hun organisatie wordt niet afgemeten aan wat ze weten, maar aan hoe ze leren en zich aanpassen.
- Een gevoel van 'gezamenlijke' verantwoording gevoed door een duidelijk begrip en praktijk van wederzijdse verantwoording voor gemaakte keuzes en gebruikte middelen.
- Voldoende vertrouwen en eerlijke informatiedeling, iets wat alleen in de loop van de tijd kan worden opgebouwd, door de zekerheid te bieden dat informatie wordt gebruikt om te leren en niet voor sancties.
Concluderend kan worden gesteld dat adaptieve programmering geen staat van zijn is, maar dat er managementbeslissingen moeten worden genomen. Het is het resultaat van een collectieve afspraak tussen partners om deel te nemen aan een proces dat zich concentreert op het bereiken, vastleggen en leren van zinvolle vooruitgang. Dit alles onder moeilijke en onvoorspelbare omstandigheden, door alert en adaptief te blijven.
