MDF hielp D4D bij het faciliteren van een co-creatie ontwerpworkshop ter ondersteuning van de lancering van innovatieve start-ups met zakelijke ideeën in het kader van digitalisering in Afrika.  

De Digital for Development (D4D) Hub is een innovatieve vorm van wereldwijde digitale samenwerking met de Europese Unie (EU). Het bevordert internationale partnerschappen op het gebied van digitale transformatie tussen de Europese Unie en partnerlanden wereldwijd. D4D heeft onlangs de co-creatie van een door de internationale gemeenschap gefinancierd programma gecoördineerd dat door de private sector zal worden uitgevoerd. Het doel is om de lancering van innovatieve start-ups met zakelijke ideeën in de digitaliseringscontext van Afrika te ondersteunen. D4D nam contact op met MDF om hen te assisteren bij het ontwerpen en faciliteren van een co-creatie workshop.  

We zijn ons ervan bewust dat ontwerpworkshops behoorlijk intensief kunnen zijn

De verwachtingen voor onze facilitatie waren hooggespannen. In dit geval waren twintig deelnemers van hoog niveau uit verschillende EU-landen en Marokko bij de facilitatie betrokken. Vijf andere deelnemers sloten zich online aan. Tijdens de voorbereidende gesprekken met de belangrijkste stakeholders gaven ze allemaal aan concrete ideeën te willen voor het ondersteunen van digitaal ondernemerschap in Afrika.  

Om aan hun verzoeken te voldoen, moesten we twee uitdagingen aangaan: 

1) Hybride facilitering.  

Er zijn twintig mensen in de zaal en vijf zijn online verbonden via Microsoft Teams. 

2) Deelnemers op hoog niveau versus concrete projectideeën.   

We wisten niet zeker hoe gemakkelijk het zou zijn om concrete ideeën te brainstormen met vertegenwoordigers van de Internationale Gemeenschap op hoog niveau. We wisten dat de vorige workshop niet de gewenste concrete resultaten had opgeleverd. 

Maar dat wisten we ook: 

  • Hoewel het misschien wat druk met zich meebrengt, weten we hoe we hybride workshops moeten faciliteren. We hebben het vaak gedaan en het is succesvol gebleken. De meest effectieve oplossing is goed plannen en geduld hebben.  
  • De facilitatietechnieken die we gebruiken kunnen elke workshop praktisch maken. Het is belangrijk om de deelnemers goed te begeleiden; als ze zich begeleid voelen en ons en het proces vertrouwen, zal alles lukken.  

We waren ervan overtuigd dat het combineren van onze ervaring en tools met de kennis van D4D zou zorgen voor een succesvol resultaat.  

Wat er tijdens de workshop gebeurde 

De begeleiding verliep erg goed. Het was een hele opluchting voor alle teamleden. We slaagden erin om het efficiënt en met positieve resultaten te laten verlopen. Onze facilitatoren hielden rekening met enkele van de volgende punten: 

  • Vergeet niet om de deelnemers te vragen om feedback te geven in de juiste beleefdheidsvolgorde: De grootste moeilijkheid voor de facilitators was om de strikte beleefdheidsregels van elke vergadering op hoog niveau te respecteren en de verschillende aanwezigen in de juiste volgorde te laten spreken. Dit komt omdat we allemaal de natuurlijke neiging hebben om eerst aan de fysiek aanwezige mensen te denken en de online aanwezigen te vergeten.  
  • Een tip over apparatuur: Hybride kan goed werken, maar we hebben geschikte apparatuur nodig, zoals een of meer webcams, luidsprekers en een microfoon die verbonden zijn met het virtuele gesprek. We hebben ook iemand nodig die deze apparatuur in de gaten houdt. De facilitator kan het bijvoorbeeld te druk hebben met het faciliteren van de inhoud om op te volgen als de Bluetooth-microfoon niet werkt.  
  • Een tip voor inclusie: We moeten er ook voor zorgen dat de mensen in de ruimte zich er altijd van bewust zijn dat ze de mensen die online verbonden zijn, erbij moeten betrekken. In dit geval toonden we het gesprek op een groot scherm zodat iedereen ze altijd kon zien. De online deelnemers konden de vergaderzaal zien via twee verschillende webcams.  
  • Een tip over hybride faciliteren - Er is altijd behoefte aan een "Body": Het wordt nu informeel de "body" genoemd; een of twee personen in de vergaderzaal die voor de online groep zorgen. Ze houden een chat open om te controleren of de online groep een probleem heeft. Ze controleren ook of het volume te laag staat, of dat er te veel lawaai is. Via de chat laten de online deelnemers weten of ze willen ingrijpen en wordt de facilitator op de hoogte gebracht. Meestal is het handig als de facilitator en de "body" het eens zijn over een aantal signalen (volume, geluid en ingrijpen zijn de meest voorkomende).  
  • Maak optimaal gebruik van je telefoon en pauzes. We gebruikten een muur met post-its om de projectideeën samen te vatten en een virtuele muur met virtuele post-its voor de online groep. Tijdens een koffiepauze kopieerden de begeleiders de virtuele post-its naar echte en voegden ze toe aan de muur. Ze namen ook foto's van de kamermuur en deelden die op het virtuele gesprek.   

Het lijkt misschien ingewikkeld, maar het is relatief eenvoudig als we eenmaal in de flow zitten.  

De concrete resultaten 

Om tot concrete resultaten te komen, organiseerden we twee rondes met werkgroepen, vergelijkbaar met een hackathon, maar op een veel kleinere schaal en van kortere duur. De deelnemers moesten in twee rondes oplossingen formuleren voor een probleemstelling.   

Tussen de eerste en tweede ronde presenteerden ze wat ze produceerden aan de plenaire vergadering voor feedback. Hun ideeën werden uitgedaagd tijdens het feedbackproces. Waren hun voorstellen concreet genoeg? Was hun plan overtuigend en duurzaam?  

Als gevolg van de feedbacksessie leverde de tweede ronde concretere ideeën op. Uiteindelijk werden er vier uitstekende ideeën ontwikkeld die de groep verder zal uitwerken.  

‍